Antes de que una agencia aduanal pueda presentar un pedimento a tu nombre, necesita que la autorices. Esa autorización es el encargo conferido: el acto por el que un importador habilita electrónicamente a un agente o agencia aduanal para actuar en su representación ante la aduana. No es un trámite de forma. Es el punto donde defines quién puede firmar operaciones que quedarán registradas a tu RFC.
Qué es exactamente
El encargo conferido se registra por medios electrónicos ante la autoridad aduanera, asociando tu RFC con la patente o autorización de la agencia que despachará por ti. Mientras esté vigente, esa agencia puede transmitir pedimentos a tu nombre en las aduanas para las que fue habilitada.
Es distinto de un contrato comercial. Puedes tener un contrato de servicios con un operador logístico y aun así el encargo conferido debe existir de forma independiente y a nombre de quien efectivamente despacha. Confundir ambos documentos es una de las causas más comunes de embarques detenidos en origen o en puerto por no poder presentar el pedimento a tiempo.
La responsabilidad no se transfiere
El error de fondo más caro es asumir que conferir el encargo traslada la responsabilidad. No lo hace. El importador sigue siendo responsable de la veracidad de los datos declarados: valor, clasificación arancelaria, origen, regulaciones no arancelarias y documentación que respalda la operación.
La agencia aduanal responde por su actuación profesional, pero la información nace de tu operación. Si la factura comercial no refleja el valor real, si la fracción arancelaria es incorrecta o si falta un permiso, la consecuencia llega a tu registro como importador y a tu contabilidad fiscal.
Por eso el encargo conferido debe ir acompañado de un flujo de información ordenado, no solo de una firma electrónica.
Qué revisar antes de conferirlo
- A quién se lo das. Verifica que la patente o autorización esté vigente y que la agencia opere en la aduana que te interesa.
- Para qué aduanas. Si tu carga entra por distintos puntos, confirma la cobertura antes de programar embarques.
- Quién carga la información. Define quién entrega factura, packing list, certificados, permisos y quién valida la clasificación.
- Qué documentación conservas. Pedimentos, anexos, comprobantes de pago de contribuciones y evidencia del valor deben quedar en tu expediente, no solo en el de la agencia.
- Cómo se revoca. El encargo se puede revocar por la misma vía electrónica. Hazlo cuando termines una relación comercial, no meses después.
El riesgo del encargo abierto
Es frecuente que un importador acumule encargos conferidos vigentes con agencias con las que ya no trabaja. Cada uno de esos registros es una puerta abierta para que se presenten operaciones a tu nombre.
La higiene mínima es sencilla: revisa periódicamente qué encargos tienes activos, cierra los que no correspondan a un proveedor vigente y conserva evidencia de la revocación. Un padrón limpio también se cuida así; si el registro se complica, revisa cómo se atiende una suspensión del padrón de importadores.
Y si no tienes padrón de importadores
Conferir el encargo presupone que estás inscrito en el padrón y, en su caso, en el padrón de sectores específicos que corresponda a tu mercancía. Si aún no cuentas con ese registro, existe la vía de importar bajo la estructura de un tercero habilitado, un esquema distinto donde no eres tú quien confiere el encargo. Esa diferencia cambia por completo quién aparece como importador y cómo se documenta la operación; la explicamos en importar sin padrón de importadores.
Documentos que deberías tener siempre a la mano
- Encargo conferido vigente y su acuse.
- Contrato o carta de servicios con la agencia.
- Pedimentos y sus anexos por operación.
- Comprobantes de pago de contribuciones y aprovechamientos.
- Expediente de valor: factura, transferencia, contrato de compraventa y documento de transporte.
- Regulaciones no arancelarias aplicables: permisos, avisos, certificados y cumplimiento de NOM de etiquetado.
Ese expediente es lo que sostiene una operación si más adelante hay una revisión. Reconstruirlo después del hecho siempre es más caro que armarlo desde el primer embarque.
En TradeWay
Coordinamos el despacho aduanal junto con el transporte y el almacenaje, con un solo punto de contacto y una sola factura, y te decimos con claridad qué documentación necesitas conservar de cada operación. Si estás por conferir el encargo o quieres ordenar los que ya tienes activos, contáctanos y lo revisamos contigo.
