Tu primer cliente en el extranjero: lo que te va a pedir antes del pedido

Un comprador de Estados Unidos, de Canadá o de Centroamérica vio tu producto y le interesa. Antes de mandarte una orden de compra, te va a mandar preguntas. Muchas.

Para quien nunca ha exportado, esas preguntas suelen llegar en el peor orden posible: un correo pide el HS code, el siguiente pregunta si tu producto califica para el T-MEC, el otro quiere precio “DAP Laredo” y un formulario de alta de proveedor de doce páginas. Si cada respuesta tarda una semana, el comprador entiende que no estás listo.

Lo que sigue es la lista de lo que un cliente extranjero casi siempre te va a pedir, en el orden en que suele pedirlo. Si llegas a la primera llamada con esto resuelto, la conversación es otra.

1. Una cotización que pueda comparar

El comprador está cotizando con varios proveedores, probablemente de varios países. Necesita que tu precio se pueda poner junto a los demás. Eso exige:

• Precio con Incoterm y lugar. No “20 dólares la pieza”, sino “20 dólares la pieza FCA Querétaro” o “FOB Manzanillo” o “DAP Laredo, Texas”. Sin el término, el precio no dice qué incluye. Si no sabes cuál ofrecer, está explicado en Incoterms 2020.
• Moneda. Casi siempre en dólares. Define si tu precio aguanta movimientos del tipo de cambio o si necesitas una vigencia corta.
• Vigencia de la cotización. Treinta días es común; con materias primas volátiles, menos.
• Pedido mínimo y tiempo de entrega. Cuántas piezas como mínimo y cuántos días desde la orden hasta que la mercancía está lista para salir.

Dos trampas frecuentes. La primera: cotizar EXW porque parece lo más fácil. Le deja al comprador toda la logística en un país que no conoce, y muchos prefieren descartarte antes que resolverla. La segunda: aceptar cotizar DDP sin entender que eso te convierte en el responsable de importar en su país y de pagar sus impuestos. Antes de poner un precio puesto en su planta, pídele a tu forwarder el costo real de llegar hasta ahí.

2. Ficha técnica, muestras y fotos

Antes de comprar, el cliente quiere saber exactamente qué va a recibir:

• Especificaciones: materiales, dimensiones, tolerancias, acabados, colores.
• Peso y medidas por unidad y por caja, y cuántas cajas caben en una tarima. Lo necesita para calcular su propio flete.
• Muestras. Si las mandas por paquetería, que vayan con su factura y su descripción clara. Del otro lado aplican las mismas reglas que tú conoces de importación: una muestra mal documentada se queda en aduana igual que en México. Lo vimos en muestras sin valor comercial.

3. La fracción arancelaria de tu producto

En inglés te la van a pedir como HS code o tariff code. El comprador la necesita para saber cuánto arancel va a pagar al importar tu producto, y ese número cambia su decisión.

Lo que conviene saber:

• Los primeros seis dígitos son comunes a casi todo el mundo: es el Sistema Armonizado. A partir de ahí, cada país agrega sus propios dígitos. Tu fracción mexicana de ocho dígitos más el NICO no es la misma que usa su aduana.
• Comparte los seis dígitos con seguridad y aclara que la clasificación final en destino la hace su agente aduanal.
• Si tu fracción mexicana está mal, el error se arrastra a los dos lados. Vale la pena confirmarla antes de exportar; el método está en cómo se clasifica una fracción arancelaria.

4. El origen: ¿califica para el tratado?

Si el cliente está en un país con el que México tiene tratado, va a preguntar si tu producto califica como originario. Si califica, él paga menos arancel o ninguno, y eso te vuelve más competitivo que un proveedor de un país sin tratado.

• Bajo el T-MEC, la prueba es una certificación de origen con datos mínimos, que puede emitir el exportador, el productor o el importador. No hay un formato oficial preimpreso.
• Que el producto se fabrique en México no basta. Tiene que cumplir la regla de origen de su fracción. Si usas insumos importados de fuera de la región, puede no calificar.
• Otros tratados piden otros formatos y reglas. El detalle del T-MEC está en certificado de origen y reglas de origen.

No firmes una certificación de origen para ganar el pedido si no tienes el análisis que la respalde. Si la aduana del otro país la revisa y no se sostiene, tu cliente pierde la preferencia y paga la diferencia, y tú pierdes al cliente.

Aparte del tratado, muchos destinos exigen que el producto o su empaque digan de qué país es. Pregunta cómo debe ir marcado el “Hecho en México” antes de imprimir cajas.

5. Los requisitos del producto en su mercado

Esto es lo que más tiempo toma y lo que menos depende de la aduana mexicana. Según el producto y el país, puede haber:

• Registros o autorizaciones sanitarias. Por ejemplo, en Estados Unidos las instalaciones que fabrican alimentos para ese mercado se registran ante la FDA, y los embarques de alimentos llevan aviso previo.
• Certificaciones técnicas o de seguridad para eléctricos, juguetes, equipo médico y otros.
• Etiquetado en su idioma y con la información que exige su norma.

El comprador suele saber qué necesita su mercado. Pregúntale directamente qué te toca a ti y qué resuelve él, y pídelo por escrito. Algunos de estos trámites tardan meses y no se resuelven con la carga en camino.

6. Empaque y embalaje de exportación

Un producto que viaja días o semanas, se transborda y se apila necesita otro empaque que el de venta nacional. El cliente te puede pedir:

• Especificaciones de caja y tarima: resistencia, altura máxima, peso por bulto, película estirable.
• Tarimas de madera con tratamiento fitosanitario. La norma internacional NIMF 15 pide que el embalaje de madera esté tratado y lleve su sello. Una tarima sin sello puede detener el embarque en destino.
• Marcado de los bultos: número de orden, número de caja, peso, origen.
• Lista de empaque que cuadre con lo que realmente va en cada caja. Está explicada en packing list.

7. El alta como proveedor

Las empresas medianas y grandes tienen un proceso formal para dar de alta a un proveedor nuevo, y suele llegar como un paquete de formularios:

• Datos fiscales y legales de tu empresa: razón social, RFC, domicilio, constancia de situación fiscal, a veces el acta constitutiva.
• Formularios fiscales de su país. Las empresas estadounidenses, por ejemplo, suelen pedir a sus proveedores extranjeros un formulario W-8BEN-E para documentar que no son contribuyentes de Estados Unidos. Llénalo con tu contador, no a la carrera.
• Datos bancarios en papel membretado, a veces con carta del banco.
• Cuestionarios de cumplimiento: código de conducta, prácticas laborales, origen de materiales, anticorrupción, seguridad de la cadena de suministro.
• Seguros: algunos piden una póliza de responsabilidad civil vigente.

Así se protege el comprador frente a un proveedor que no conoce. Y un proveedor que responde completo y rápido gana puntos frente a otro con mejor precio.

8. Forma de pago

El comprador va a proponer pagarte a 30, 60 o 90 días después de recibir la mercancía. Tú, que no lo conoces, quieres cobrar antes de que salga el embarque. Entre esos dos extremos están el anticipo parcial, la carta de crédito y la cobranza documentaria.

Al exportar, el riesgo grande deja de ser aduanero y pasa a ser de cobro. Decide cuánto estás dispuesto a financiar a un cliente sin historial, y no lo improvises en la última llamada. Lo explicamos con más detalle en exportar desde México.

Lo que no te va a pedir, pero tienes que tener

El comprador no sabe ni le interesa cómo se exporta del lado mexicano. Pero si eso falla, su pedido no llega:

• CFDI con complemento de comercio exterior para la exportación definitiva.
• Padrón de exportadores sectorial, solo si tu mercancía está en uno de los sectores que lo exigen.
• Agencia aduanal con el encargo conferido para despachar tu pedimento de exportación.
• Transporte hasta el punto de entrega que pactaste en el Incoterm, con su Carta Porte.

Todo esto, con el IVA tasa 0% y los documentos del embarque, está en exportar desde México: pasos y documentos.

La carpeta que conviene tener lista

Antes de la primera llamada con un comprador extranjero, junta en un solo lugar:

1. Cotización modelo con Incoterm, moneda, vigencia, pedido mínimo y tiempo de entrega.
2. Ficha técnica en inglés, con pesos y medidas por unidad, caja y tarima.
3. Fracción arancelaria confirmada y sus primeros seis dígitos.
4. Análisis de origen de tu producto frente al tratado del país destino.
5. Requisitos del producto en ese mercado, confirmados con el cliente.
6. Especificación de empaque, tarima con NIMF 15 y marcado.
7. Paquete de alta como proveedor: datos fiscales, bancarios y de cumplimiento.
8. Tu política de pago para clientes nuevos.

Con esa carpeta, las preguntas del comprador se contestan en horas y no en semanas.

En TradeWay

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